Agregar a sus invitados: escribir un nombre, pegar una lista, desde sus contactos

En Tov, un invitado es una familia: una persona sola o varias personas, con un solo enlace y una sola respuesta para todas. Tov nunca supone “invitado + familia”: usted decide cuántas personas cuentan en cada una. Todo ocurre en la página “Your guests” (paso “Invite”): arriba, el número de familias y de personas, la búsqueda y el menú “⋯”. La primera fila de la lista, “Add a household”, ofrece tres formas de agregar.

1“Type a name”

El formulario se abre vacío: solo el teléfono muestra un ejemplo de formato, y nada se elige por usted. Solo el nombre es obligatorio (“Name”). Lo demás puede esperar:

• “WhatsApp phone”: indispensable para enviar por WhatsApp. Escriba el número con el código del país y un “+” (por ejemplo +52…). Un teléfono fijo no recibe WhatsApp: “Add without a phone” agrega la familia de todos modos, y usted le dará su enlace de otra manera.
• “People” (con − y +): el número de personas previsto, de 1 a 50, niños incluidos. The household can correct this number when replying.
• Para una boda, “Side”: “Bride”, “Groom” o “Friends”; para otra celebración, “Group”, si su lista tiene grupos. Sirve para filtrar la lista.
• “Invited to”: las ceremonias de esta familia, escritas tal cual (por ejemplo “Jupá + Recepción”). Solo las abiertas a todos vienen marcadas; “Change” para agregar o quitar.
• “More” (sección plegada): el nombre en la otra escritura, el nombre en la tarjeta, el correo, “Language of their invitation” (por defecto, el de la invitación), notas solo para usted y el número máximo de lugares.

Después de “Add”, el panel queda abierto para la familia siguiente; “Undo” quita la que acaba de agregar. Si lo cierra con un nombre escrito, Tov le pregunta si debe agregarlo.

2“Paste a list”

One household per line: the name, then the phone (and the e-mail if you have it). Tov recognizes names and numbers. Puede pegar desde WhatsApp, una hoja de cálculo o la aplicación Notas; una fila de encabezados (nombre, teléfono, correo) se reconoce y se ignora. Hasta 2000 familias por pegado. Cada línea se muestra con lo que le corresponde:

• “Already in the list”: mismo número de teléfono o mismo correo que una familia de su lista. El duplicado se reconoce por el número o el correo, nunca por el nombre.
• “Landline: added without a phone”: un número fijo, que WhatsApp no puede alcanzar.
• “No phone”: la familia se agrega, sin envío posible por WhatsApp.
• La × de una línea la quita antes de agregar.

En “For the whole list”, usted elige el lado (o el grupo) y las ceremonias de todas esas familias. Para las que ya están en la lista: “Leave them” o “Update them”. Un informe le dice luego qué se agregó, se dejó o se actualizó, con “See the households added”.

3“From my contacts”

“Phone contacts” (en Android) abre la agenda de su teléfono. “Google Contacts” le pide iniciar sesión en Google, y luego usted elige. “My Tov address book” reúne las familias de sus celebraciones anteriores. You choose who to add: nothing is imported without you.

4La lista: lo que queda por hacer

Las familias se agrupan en tarjetas: «Por enviar», «Sin teléfono», «Ya enviada». La pestaña “Send” muestra a cuántas familias todavía no se les envió la invitación. Una familia sin teléfono no cuenta como enviada.

• La lista se ordena por lo que queda por hacer: “To send”, “No phone” (“Complete” para agregar un número), “Already sent” (plegadas, “See all”) y “Withdrawn”. Cada fila muestra el nombre, el número de personas y las ceremonias, por ejemplo “4 pers. · Jupá + Recepción”.
• “To check” aparece si hay un posible duplicado o una familia invitada a ninguna ceremonia. Para un duplicado: “Open” o “It’s fine” (se recuerda en este dispositivo). Las familias sin ceremonia se invitan de un toque a las ceremonias abiertas a todos.
• Las respuestas no están en esta página: están en “Follow up”. El filtro “Reply” (menú “⋯”, “Filter”) igual encuentra quién viene, quién no y quién no respondió.
• “Print the list” (menú “⋯”) abre una lista para imprimir. Contiene los datos privados de sus invitados: destrúyala después de la celebración.

5La ficha de una familia

• Toque una familia para abrir su ficha. Arriba, “See it as … will” muestra su invitación personal, solo con sus ceremonias; “Their personal link” se copia con “Copy”, una vez publicada la invitación.
• “Send on WhatsApp” pasa por el paso “Send”, para que el envío quede anotado.
• Si ya se le envió su invitación o respondió, un aviso lo indica antes de cualquier cambio. What you change will show on their link. “Let them know on WhatsApp” le avisa.
• Luego, los mismos campos que al agregar, y “Save”. “More”, arriba de la ficha, y luego “Remove the household”: una ventana muestra la familia y avisa que su respuesta también se borrará; “Deshacer” sigue siendo posible durante 10 segundos.

6Varias familias a la vez

Menú “⋯”, “Select”: marque familias. La barra de abajo ofrece “Send one by one”, que abre “Send” solo con ellas, y “More”: “Invited to…”, “Side…”, “Remove the households” (confirmado con sus nombres). “Cancel” sale de la selección.