Ajouter ses invités : taper un nom, coller une liste, depuis ses contacts

Dans Tov, un invité est une famille : une personne seule ou plusieurs personnes, avec un seul lien et une seule réponse pour toutes. Tov ne suppose jamais « invité + famille » : vous décidez combien de personnes comptent dans chacune. Tout se passe sur la page « Vos invités » (étape « Inviter ») : en haut, le nombre de familles et de personnes, la recherche et le menu « ⋯ ». La première ligne de la liste, « Ajouter une famille », propose trois façons d’ajouter.

1« Taper un nom »

Le formulaire s’ouvre vide : seul le téléphone montre un exemple de format, et rien n’est choisi à votre place. Seul le nom est obligatoire (« Nom »). Le reste peut attendre :

• « Téléphone WhatsApp » : indispensable pour envoyer sur WhatsApp. Écrivez le numéro avec l’indicatif du pays et un « + » (par exemple +33…). Un numéro fixe ne reçoit pas WhatsApp : « Ajouter sans téléphone » ajoute quand même la famille, et vous lui donnerez son lien autrement.
• « Personnes » (avec − et +) : le nombre de personnes prévu, de 1 à 50, enfants compris. La famille pourra corriger ce nombre en répondant.
• Pour un mariage, « Côté » : « Mariée », « Marié » ou « Amis » ; pour une autre fête, « Groupe », si votre liste en a. Il sert à filtrer la liste.
• « Invitée à » : les cérémonies de cette famille, écrites telles quelles (par exemple « Houppa + Réception »). Seules celles ouvertes à tous sont cochées d’office ; « Changer » pour en ajouter ou en retirer.
• « Plus » (section repliée) : le nom dans l’autre écriture, le nom sur la carte, l’e-mail, « Langue de son invitation » (par défaut, celle de l’invitation), des notes pour vous seuls et le nombre de places au plus.

Après « Ajouter », le panneau reste ouvert pour la famille suivante ; « Annuler » retire celle qui vient d’être ajoutée. Si vous fermez avec un nom tapé, Tov vous demande s’il faut l’ajouter.

2« Coller une liste »

Une famille par ligne : le nom, puis le téléphone (et l’e-mail si vous l’avez). Tov reconnaît les noms et les numéros. Vous pouvez coller depuis WhatsApp, un tableur ou l’application Notes ; une ligne d’en-têtes (nom, téléphone, e-mail) est reconnue et ignorée. Jusqu’à 2000 familles par collage. Chaque ligne s’affiche avec ce qui la concerne :

• « Déjà dans la liste » : même numéro de téléphone ou même e-mail qu’une famille de votre liste. Le doublon se reconnaît au numéro ou à l’e-mail, jamais au nom.
• « Fixe : ajoutée sans téléphone » : un numéro fixe, que WhatsApp ne peut pas joindre.
• « Sans téléphone » : la famille est ajoutée, sans envoi WhatsApp possible.
• La croix × d’une ligne la retire avant l’ajout.

Sous « Pour toute la liste », vous choisissez le côté (ou le groupe) et les cérémonies de toutes ces familles. Pour celles déjà dans la liste : « Les laisser » ou « Mettre à jour ». Un compte rendu dit ensuite ce qui a été ajouté, laissé ou mis à jour, avec « Voir les familles ajoutées ».

3« Depuis mes contacts »

« Contacts du téléphone » (sur Android) ouvre le répertoire de votre téléphone. « Contacts Google » demande une connexion à Google, puis vous choisissez. « Mon carnet Tov » réunit les familles de vos fêtes précédentes. Vous choisissez qui ajouter : rien n’est importé sans vous.

4La liste : ce qu’il reste à faire

Les familles sont rangées en cartes : « À envoyer », « Sans téléphone », « Déjà envoyé ». L’onglet « Envoyer » affiche le nombre de familles à qui l’invitation n’a pas encore été envoyée. Une famille sans téléphone ne compte pas comme envoyée.

• La liste est rangée par ce qu’il reste à faire : « À envoyer », « Sans téléphone » (« Compléter » pour ajouter un numéro), « Déjà envoyé » (repliées, « Tout voir ») et « Retirées ». Chaque ligne montre le nom, le nombre de personnes et les cérémonies, par exemple « 4 pers. · Houppa + Réception ».
• « À vérifier » apparaît s’il y a un doublon possible ou une famille invitée à aucune cérémonie. Pour un doublon : « Ouvrir » ou « C’est normal » (retenu sur cet appareil). Les familles sans cérémonie s’invitent d’un geste aux cérémonies ouvertes à tous.
• Les réponses ne sont pas sur cette page : elles sont dans « Suivre ». Le filtre « Réponse » (menu « ⋯ », « Filtrer ») retrouve tout de même qui vient, qui ne vient pas et qui n’a pas répondu.
• « Imprimer la liste » (menu « ⋯ ») ouvre une liste imprimable. Elle contient les coordonnées privées de vos invités : détruisez-la après la fête.

5La fiche d’une famille

• Touchez une famille pour ouvrir sa fiche. En haut, « Voir comme … la verra » montre son invitation personnelle, avec ses cérémonies seulement ; « Son lien personnel » se copie avec « Copier », une fois l’invitation publiée.
• « Envoyer sur WhatsApp » passe par l’étape « Envoyer », pour que l’envoi soit noté.
• Si son invitation lui a déjà été envoyée ou si elle a répondu, un bandeau le dit avant toute modification. Ce que vous changez apparaîtra sur son lien. « Prévenir sur WhatsApp » la prévient.
• Puis les mêmes champs qu’à l’ajout, et « Enregistrer ». « Plus », en haut de la fiche, puis « Retirer la famille » : une fenêtre montre la famille et prévient que sa réponse sera effacée aussi ; « Annuler » reste possible 10 secondes.

6Plusieurs familles d’un coup

Menu « ⋯ », « Sélectionner » : cochez des familles. La barre du bas propose « Envoyer un par un », qui ouvre « Envoyer » avec elles seules, et « Plus » : « Invitée à… », « Côté… », « Retirer les familles » (confirmé avec leurs noms). « Annuler » quitte la sélection.